Ключевые моменты аудита соответствия в области человеческих ресурсов для иностранных предприятий в Шанхае

Добрый день, уважаемые инвесторы и коллеги. Меня зовут Лю, и вот уже двенадцать лет я руковожу направлением по сопровождению иностранного бизнеса в компании «Цзясюй Финансы и Налоги». За эти годы, вместе с моими четырнадцатью годами опыта в регистрации и документальном оформлении компаний, я прошел через сотни проверок, аудитов и внезапных визитов контролирующих органов к нашим клиентам. И могу сказать со всей ответственностью: одна из самых «горячих» зон риска для любой иностранной компании в Шанхае – это именно кадровое делопроизводство и соблюдение трудового законодательства. Почему? Потому что это та сфера, где пересекаются жесткие формальные требования государства и живые, часто непредсказуемые, человеческие отношения. Многие руководители, блестящие специалисты в своем деле, ошибочно полагают, что, заключив типовой контракт и оплатив налоги, они полностью защищены. Увы, реальность куда сложнее. Эта статья – не сухой перечень статей закона, а живое руководство к действию, основанное на тех самых «подводных камнях», на которые регулярно натыкаются компании. Давайте разберемся, на что в первую очередь обратят внимание при аудите и как к этому подготовиться.

Трудовой договор и его нюансы

Казалось бы, что может быть проще – стандартный договор, скачанный из интернета, пара подписей, и дело сделано. Именно так думали руководители одного немецкого инжинирингового бюро, нашего клиента. Пока к ним не пришла проверка из Трудовой инспекции. Оказалось, что их «стандартный» договор не содержал нескольких обязательных по китайскому законодательству пунктов: точного описания места работы (был указан только город Шанхай), условий соцстрахования и, что самое критичное, четкого перечня должностных обязанностей. Последнее стало причиной крупного штрафа, когда один из сотрудников, уволенный за несоответствие позиции, выиграл суд, доказав, что его обязанности не были формально зафиксированы. Трудовой договор в Китае – это не формальность, а фундамент всех дальнейших отношений. В нем должны быть детально прописаны не только зарплата и срок, но и испытательный срок (не более 6 месяцев для контракта от 3 лет), график работы, условия охраны труда, порядок разрешения споров. Особое внимание – пункту о конфиденциальности и неконкуренции. Если вы хотите его включить, будьте готовы выплачивать сотруднику компенсацию ежемесячно на протяжении всего срока действия этого ограничения, иначе суд признает его недействительным. Мой совет: никогда не используйте шаблоны. Договор должен быть кастомизирован под специфику бизнеса и должности, и его первоначальную разработку лучше доверить юристу, специализирующемуся именно на трудовом праве КНР.

Отдельная история – это договоры с иностранными сотрудниками. Помимо стандартного трудового договора, у них должен быть оформлен Разрешение на работу (Work Permit) и вид на жительство. Важно помнить, что трудовой договор с иностранцем должен быть заключен именно с той юридической实体, которая указана в его Work Permit. Если ваш сотрудник числится в одной компании, а фактически работает в другой (даже в рамках одной группы), это прямое нарушение с очень серьезными последствиями как для компании, так и для самого сотрудника. Мы как-то помогали исправлять такую ситуацию для французской торговой фирмы: их директор по маркетингу был официально устроен в шанхайское представительство, но де-факто руководил командой в Гонконге. При продлении вида на жительство возникли огромные проблемы. Пришлось срочно вносить изменения в цепочку документов и перезаключать договор. Это дорого и нервно. Лучше делать правильно сразу.

Расчет и выплата заработной платы

Здесь кроется, пожалуй, самый большой пласт ошибок, часто совершаемых из лучших побуждений. Типичная картина: компания устанавливает сотруднику оклад, скажем, 30 000 юаней в месяц. «На руки» после вычета налогов и соцвзносов он получает около 24-25 тысяч. Руководство считает, что все прозрачно. Но при аудите выясняется, что база для расчета соцстрахования и фонда жилья (HF) занижена. По закону, отчисления должны рассчитываться от полной суммы заработной платы, включающей оклад, бонусы, надбавки и все прочие регулярные выплаты. Установление «серой» части зарплаты через конверты или разделение на несколько мелких платежей – прямой путь к штрафам, доначислениям и пени. Контролирующие органы прекрасно умеют анализировать банковские выписки и сопоставлять их с данными отчетности.

Я всегда привожу пример нашего клиента из сферы дизайна. Они платили дизайнерам небольшую официальную зарплату, а основную часть – ежемесячными премиями по договорам подряда (как с фрилансерами). При проверке Налогового управления эта схема была раскрыта за один день. Компании были доначислены все страховые взносы за два года, плюс штраф, плюс пени. Сумма оказалась катастрофической для их cash flow. Прозрачность и полное оформление – это не только требование закона, но и защита компании от рисков. Кроме того, важно строго соблюдать сроки выплаты. Задержка зарплаты даже на один день по неуважительной причине дает сотруднику право расторгнуть договор с требованием компенсации. Ведение детальных расчетных листков, которые сотрудник подтверждает подписью (или электронно), – обязательная практика.

Социальное страхование и фонд жилья

Обязательные отчисления в «五险一金» (пять видов страхования и один фонд – жилищный) – это священная корова китайского трудового права. Многие иностранные предприниматели, особенно на старте, воспринимают это как излишнюю финансовую нагрузку и ищут способы минимизации. Самый распространенный – оформление сотрудников через агентства (т.н. labor dispatch) или на минимальную ставку. С первым сейчас все строго: использование dispatch разрешено только для временных, вспомогательных или замещающих должностей, и доля таких сотрудников не должна превышать 10% от штата. Со вторым – просто опасно. Проверяющие органы легко вычисляют несоответствие между низкой базой для соцвзносов и средней по отрасли или реальными доходами сотрудника.

Важный нюанс, о котором часто забывают: обязательства по уплате страховых взносов возникают с первого дня работы сотрудника, а не с момента окончания испытательного срока или подписания какого-либо внутреннего приказа. Просрочка в регистрации сотрудника в системе соцстраха – прямое нарушение. Еще одна тонкость – фонд жилья (住房公积金). Хотя в некоторых городах для иностранцев он формально не является обязательным, в Шанхае сложилась устойчивая правоприменительная практика, обязывающая работодателей делать отчисления и для иностранных сотрудников. Отказ от оформления может привести к трудовым спорам и жалобам в Фонд, что чревато проверкой всей компании. Наша практика показывает, что грамотно выстроенная, прозрачная система соцвзносов не только снижает риски, но и повышает лояльность местных кадров, для которых это ключевой элемент социальной защищенности.

Рабочее время и отпуска

Китайское трудовое законодательство устанавливает четкие рамки: стандартная рабочая неделя – 40 часов, 8 часов в день. Любая переработка должна оплачиваться как сверхурочная: в 150% ставки в рабочие дни, в 200% – в выходные (если выходной не компенсируется отгулом) и в 300% – в государственные праздники. Самая частая ошибка компаний – это введение так называемого «гибкого графика» или «неномированного рабочего дня» (不定时工作制) без должного на то основания. Этот специальный режим должен быть согласован с трудовыми органами и применяется только к определенным категориям сотрудников (например, высшему руководству, персоналу в разъездах, водителям). Нельзя просто прописать его в договоре и не платить за переработки.

Я вспоминаю случай с одной американской IT-стартап-компанией. У них была корпоративная культура с свободным графиком и длительными переработками в период релизов, которые компенсировались большими бонусами по итогам проекта. Когда один из разработчиков уволился, он подал в суд, требуя выплаты всех сверхурочных за два года. Суд полностью встал на его сторону, несмотря на то, что бонусы превышали сумму переработок. Почему? Потому что закон требует отдельной, четко обозначенной строкой оплаты именно сверхурочных часов. Бонус – это поощрение, а не гарантированная компенсация за переработку. С отпусками та же история: минимальный ежегодный оплачиваемый отпуск – 5 дней (после 10 лет стажа – 10 дней), и сотрудник имеет право им воспользоваться. Систематический отказ в предоставлении отпуска или его «монетизация» без согласия работника – нарушение. Все внутренние правила (work manuals) о графиках и отпусках должны не только соответствовать закону, но и быть официально доведены до сведения сотрудника под роспись.

Увольнение и компенсации

Это, без преувеличения, минное поле. Процедура увольнения по инициативе работодателя в Китае крайне формализована и предоставляет сильную защиту сотруднику. Самые распространенные ошибки: увольнение за «несоответствие должности» без документально подтвержденной процедуры оценки и обучения; увольнение «по соглашению сторон» без правильно оформленного и оплаченного соглашения; увольнение за однократное грубое нарушение, которое не было четко описано во внутренних правилах компании. Ключевое правило: бремя доказывания законности увольнения всегда лежит на работодателе.

У нас был показательный кейс с японской производственной компанией. Они уволили начальника цеха за халатность, приведшую к поломке оборудования. Сотрудник подал в суд. В процессе выяснилось, что должностная инструкция была составлена расплывчато, акт о происшествии подписан только со стороны компании, а правила внутреннего трудового распорядка, где была бы прописана «халатность» как основание для увольнения, сотруднику на руки не выдавались и с ним не согласовывались. Суд восстановил его на работе и обязал компанию выплатить зарплату за весь период вынужденного прогула. Чтобы избежать этого, любое дисциплинарное взыскание должно сопровождаться письменными объяснениями сотрудника, актами, подписанными свидетелями. А увольнение по сокращению штата (самый сложный путь) требует соблюдения множества условий: уведомление за 30 дней, приоритетное право на оставление на работе определенных категорий сотрудников, уведомление профсоюза (если он есть) и выплата компенсации в размере N+1 месячных окладов (где N – количество лет стажа). Сэкономить на юридической консультации при планировании увольнения – значит с высокой вероятностью заплатить в разы больше по решению суда.

Ведение кадровой документации

Многие полагают, что если все процессы в компании отлажены, то можно обойтись минимальным набором бумаг. Это фатальная ошибка. При любой проверке – трудовой, налоговой, миграционной – от вас сразу же потребуют полный пакет документов по сотрудникам. Отсутствие какой-либо бумаги трактуется как нарушение. Что должно быть в идеальном досье на каждого сотрудника? Анкета при приеме, копия удостоверения личности, документы об образовании, подписанный трудовой договор, личная карточка с историей переводов и повышений, приказы о приеме, отпусках, взысканиях и увольнении, расчетные листки с подписями, квитанции об уплате соцвзносов. Все документы, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда), должны иметь его личную подпись об ознакомлении.

Сейчас все чаще говорят о цифровизации и электронном документообороте. Это отлично, но с одной оговоркой: электронная подпись должна быть юридически значимой. Простая переписка по WeChat или email в суде может не сойти за надлежащее уведомление. Мы рекомендуем нашим клиентам внедрять специализированные HR-платформы, которые позволяют сотрудникам цифрово знакомиться с документами и давать согласия, а такие действия имеют юридическую силу. Помню, как мы спасали ситуацию для небольшой итальянской консалтинговой фирмы, у которой после ухода нелояльного HR-менеджера «исчезли» все папки с оригиналами подписанных документов. Восстанавливать все по копиям и банковским платежам было героическим трудом. Сейчас у них все в облаке и в порядке. Порядок в документах – это спокойный сон руководителя.

Перспективы и личные размышления

Завершая этот обзор, хочу поделиться своим видением. Тенденция последних лет очевидна: регулирование в сфере труда в Китае ужесточается, а правосознание сотрудников растет. Тема защиты прав работников находится в фокусе государственной политики. В такой среде аудит соответствия HR-процессов – это не разовая «чистка» перед проверкой, а непрерывный процесс управления рисками. Те компании, которые воспринимают это как часть корпоративной культуры и инвестируют в построение прозрачных, справедливых и законных отношений с персоналом, в долгосрочной перспективе выигрывают по всем статьям: снижают операционные и репутационные риски, привлекают и удерживают лучшие кадры.

Мой совет инвесторам: не экономьте на экспертизе в этом вопросе. Хороший юрист или консультант по кадровому праву, который знает не только букву закона, но и локальную правоприменительную практику Шанхая, окупится сторицей. Внедряйте процессы, документируйте все, обучайте своих линейных менеджеров основам трудового права. Помните, что в Китае, говоря простым языком, «договор дороже денег», а в трудовых отношениях – тем более. Строить бизнес на прочном правовом фундаменте – это единственный путь к устойчивому успеху в этом сложном и fascinating рынке.

Итог от компании «Цзясюй Финансы и Налоги»

В компании «Цзясюй Финансы и Налоги» мы